كيفية كتابة تقرير قصير واحترافي في 5 خطوات فقط

كتابة التّقرير القصير هي إحدى أسرع وسائل نشر المعلومات أو التعبير عن أوجه النّظر، وذلك بشكلٍ شامل ومفصّل بالأدلّة والإحصاءات والاقتباسات. ومن أجل مساعدتك في كيفية كتابة تقرير قصير، حرصنا في هذا المقال على جمع أهمّ التّفاصيل والإرشادات الكفيلة بإنجاح عمليّة كتابة تقريرك القادم.. فتابع معنَا بتمعّن!

ما هو التقرير القصير؟

التقرير القصير أو ما يسمى أيضاً بالتقرير غير الرسمي، هو شكلٌ من الكتابة المختصرة تختصُّ بموضوعٍ واحدٍ معيّن وتستهدف فئةً واسعةً نوعًا ما. ومن أهمّ ما يميّز التقرير عن غيره من أساليب الكتابة هو توجّهه للنّشر السّريع: في مجلّة أو جريدة، أو حتّى عبر موقعٍ إلكترونيّ. وعادةً ما يهتمّ بمعالجة موضوع مستجدّ ومتناولٍ بين النّاس في فترة نشره.

خصائص التقرير القصير

هناك مجموعة سماتٍ عامّةٍ تميز التقرير القصير عن التقارير الطويلة، ومن أهم هذه الخصائص كالتالي:

1. لغة بسيطة وواضحة،
2. يتميز بالحيادية والموضوعية،
3. نص شامل وأسلوب سلس في نفس الوقت،
4. موجّهٌ للنشر مباشرة بعد كتابته،
5. يخاطب قاعدةً معيّنة وعريضةً من الجمهور،
6. لا تزيد عدد صفحاته عن اثنتين.

متى تستخدم التقارير القصيرة؟

يُمكن اعتبار التقرير القصير ملخصًا تنفيذيًا يتمّ استخدامه في التقارير الدورية بـ: مجال المبيعات، الأعمال التجارية، إضافةً إلى التّقارير العلميّة والصّحفية التي تكون أطول قليلًا وطريقة كتابةٍ مميّزة. لذلك، فإنّ معرفة أنواع التّقارير القصيرة يوفّر لنا نظرةً شاملة، وقدرةً أكبر على اختيار نمط الكتابة المناسب لكلّ نوع.

أنواع التقارير القصيرة

تستخدم التقارير القصيرة على نطاق واسع في المجال الإداري، الأكاديمي وحتّى الشّخصي، إذ تُعتبر مستندات وظيفية مهمة لتتبّع التقدم وتقييم المنجزات في الشركات الكبيرة والصغيرة على حدٍّ سواء. وإليكم أهم أنواع التقارير القصيرة:

1. التقارير الأكاديمية Academic Paper

يختبر فهم الطالب لموضوع ما، كما يُعتبر تلخيصًا لرحلةِ بحثٍ أكاديمية طويلة في موضوع أو مجالٍ ما، ويشمل ذلك كلّ قطاعات البحث الأكاديمي: الأدب، التاريخ، الفلسفة، العلوم الإنسانية والعلوم الطبية والتجريبية.

2. التقارير الدّورية Periodic Report

وغالبًا ما تكون أقصر نوعٍ من التقارير، تُحرّر وتُنشر بمعدّلٍ ثابت: يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، وذلك مثل التقارير الصحفية، أو تقارير الإنجاز في المكاتب والشّركات الصغيرة. كما يُمكن أن تُحرّر بمعدّل سنويّ أو حتّى مرّة واحدة كل بضع سنوات، وعادةً ما تكون لتقييم الإنجازات السنوية أو مدى التقدم في الخطط الخماسية الخاصّة بالشّركات الكُبرى والمنظّمات الحكومية مثلًا.

3. تقارير المبيعات Sales Report

وقد يُسمّى أيضًا التقرير التحليلي. يندرج تحته نوعان آخران وهما تقرير المبيعات الإدارية، وتقرير المبيعات المالية، وتستخدم لمراقبة تقدّم النّشاط التجاري ثمّ تقييمه لإنشاء خطط وحسابات عمل مستقبليّة فعّالة. ويضمّ تفاصيل عن حجم المبيعات والمداخيل ومخزون الحسابات المتعلّقة بنشاطٍ تجاريّ ما.

تُعتبر تقارير المبيعات أحد أهمّ أنواع التقارير الدّورية، إذ أنّ طبيعته التقييمية تفرضُ ذلك. كما يُساعد في عرض نشاطات الشركة بشكلٍ مختصرٍ وشامل سواءٌ للجمهور أو حتّى للشّركاء المحتملين.

4. تقارير التّقدم Progress Report

تستخدم للتّعرف على جميع التفاصيل الضرورية حول أداء ومهارات شخص ما وتطوّر ذلك مع الزمن، وتعتبر أداةً قويّة لإدخال تحديثاتٍ فعالة على النّشاط المنجز والتحكم في مُخرجاته. يضمّ تقرير التقدم معلوماتٍ حول كمّية العمل المُنجزة، والعوائق التي أخّرت إتمام بعض المهامّ ويوفّر نظرةً شموليّة لأطراف العمل وتفاصيله المتشعّبة في المهامّ الجزئية، إضافةً إلى تخطيط المراحل المستقبلية بشكلٍ واقعي أكثر.

5. تقارير الحوادث Case Report

هي من وسائل التّحقيق في الحوادث: سواءٌ أكانت كوارث طبيعية كالزلازل والفيضانات أو حوادث بشرية كحوادث المرور والحرائق. تتضمّن تحديد نوع الحادث، وتقييد والزمان والمكان بشكل دقيق مع وصف كلّ ما يحيط بالحادثة من تفاصيل مادّية (أدلة أو آثار) أو سياقٍ عامّ (ارتفاع درجة الحرارة في الحرائق والزلازل، مواسم الإجازات في حوادث المرور مثلًا).

والأهمّ من ذلك، ينبغي أن يحتوي على نقاطٍ تفسيرية أو افتراضية للحادث واقتراح توصياتٍ ذات صلةٍ للتقليل منها أو تجنّب حدوثها مُستقبلًا.

6. تقرير الاختبار

يستخدم هذا النوع من التقارير غالبا ًفي الأبحاث العلمية ويُعتبر فرعًا من التقارير الأكاديمية. يهدف هذا إلى وصف البحث أو مدى التّقدم فيه بشكلٍ موجزٍ مع إعطاء بعض المعلومات المتوصّل إليها خلال المرحلة الحاليّة.

قد يهمك أيضاً: خطاب التوصية: كيفية كتابة رسالة التوصية

كيفية كتابة تقرير قصير

كما وضحنا في السطور السابقة فإن التقرير القصير يجب ألّا يتعدى الصفحة أو الصفحتين، وقد يكون هذا صعباً بعض الشيء إذ هُناك عناصرُ كثيرةٌ تحتاج للتغطية. لذلك يفضل عمل مخطط مفصل حول ما تحتاج عرضهُ في التقرير، وإليك طريقة إنشاء المخطّط بشكل موجز.

• تحديد الموضوع
• ترتيب النقاط
• تحديد النقاط الفرعية
• راجع المخطط

ينبغي التنبيه أنّ هذه النّقاط ليست عناصر الشّكل النهائي للتقرير، وإنما هي عناصر المسوّدة التي ستعتمد عليها لإنشاء النسخة النهائية فقط.

1. تحديد الموضوع

تحديد الموضوع بشكل دقيق والتّأكد من عدم الاستطراد أو التّشعب خلال عرض المعلومات هو خطوةٌ أساسية لضمان مقروئية أعلى للتقرير. يُمكن تلخيص الموضوع في جملةٍ قصيرة، مع ذكر أهمّ العناصر والفقرات التي أنت مهتمٌّ بعرضها، ولملمة التفاصيل التي تردُ عليك أثناء عملية البحث عن المصادر والمراجع.

2. إجراء عملية البحث

غالبًا، يُمكن معرفةُ الجُهد المبذول في البحث بإلقاء نظرةٍ عامّة على الهيكل العام للتقرير. وتُعتبر عملية البحث أساسية خاصةً بالنسبة للتقارير الأكاديمية والصّحفية، بغضّ النظر إن كانت المعلومات المتحصّل عليها سيتم إيرادها في التقرير أم لا. فطبيعة التقارير الأكاديمية والصحفية تسمح بهذا الاستطراد وعرض المعلومات والبيانات التي تحصّل عليها الكاتب من بحثه، بينما بالنسبة للتقارير الدورية، والتقدم فتظهر أهمية إجراء البحث في طريقة التحليل والتفسير واقتراح الحلول والتخطيط للمستقبل.

3. ترتيب النقاط

بعد التمكّن بشكلٍ كافٍ من عناصر موضوع التقرير، ينبغي عليك ترتيب النقاط الرئيسية بشكل منطقي يجعلك قادرًا على توضيح الفكرة المراد إيصالها للفئة المستهدفة بشكل بسيط ولغةٍ مفهومة غير متكلّفة، مع احترام الحجم المطلوب أو المُوصى به للتقرير.

4. تحديد النقاط الفرعية

تحديد النقاط المرتبطة بالموضوع الرئيسي والتي لا تُعتبر رئيسية بالضّرورة تجعلك قادرًا على كتابة تقرير قصير يتميز بالشمولية والاحترافية، لأنك بهذه الخطوات البسيطة تكون حصرت كل ما يتعلق بالموضوع المستهدف في صفحة واحدة.

5. مراجعة المخطط

عملية المراجعة تساعدك في كشف النقاط غير المهمة بالمخطط أو العمل على تحسين بعض النقاط الأخرى، أو إضافة نقاط جديدة تراها مهمة بالنسبة لك وهذا بدوره يساعدك بالنهاية في كتابة تقرير قصير واحترافي جداً.

قد همك أيضاً: خطاب الدافع: كيف أكتب رسالة الدافع؟

إرشادات مهمة لكتابة تقرير قصير

لكتابة تقرير قصير احترافي ننصحك باتباع الإرشادات التالية:

1. الكتابة بشكل تسلسلي بداية من مرحلة تحديد المشكلة ثمّ مرحلة جمع المعلومات إلى مرحلة التحسين، بحيثُ يوضح للطرف المستهدف ما تم إنجازه بشكل دقيق وبسيط في نفس الوقت.
2. تحديد العناصر الأساسية والضرورية جداً فقط والتغاضي عن العناصر الأقل أهمية.
3. اجعل الجمل والفقرات دائماً قصيرة، واعمل على توصيل المعلومة بشكل موجز بأقل عدد من الكلمات.
4. احرص على الحفاظ على لغةٍ مبسّطة ومفهومة دون تعقيدٍ ولا ابتذال.
5. عزز تقريرك ببعض الصور المرئية والرسوم البيانية المختلفة.
6. قم بإنشاء تصميم خاص بك في التقارير القصيرة ليميزك عن غيرك.

من خلال المخطط والإرشادات ها قد أصبحت لديك خلفية كبيرة عن كيفية كتابة تقرير قصير، ويمكنك حالياً البدء في كتابة الورقة النهائية.

الشكل النهائي لورقة التقرير القصير

في الحقيقة يعتمد الهيكل أو الشكل النهائي على الغرض من التقرير، لذلك حتى تحصل على تقرير قصير احترافي ويحقق الهدف المطلوب، يفضل تنظيم كل واحد على حدة حسب الموضوع، ولكن بشكل عام يمكنك استخدام الهيكل التالي والتعديل عليه على حسب الغرض.

1. الملخص

عبارة عن مقدمة بسيطة لا تتعدى ثلاث جملٍ تتضمن لمحة موجزة عن موضوع التقرير.

2. الخلفية

يوضح هذا الجزء معلومات أكثر عن اللّمحة الموجزة التي تم توضيحها في الفقرة السابقة، حيثُ تتضمن هذه الفقرة سياق الدّراسة وأهميتها وعلاقتها بالمرحلة الحاليّة ولكن بشكل موجز.

3. الغاية

نوضح في هذه الفقرة الهدف العام من التقرير ويكون ذلك في سطر أو سطرين.

4. الإجراء

يوضح الكاتب في هذه الفقرة الأساليب التي قام باستخدامها لإجراء البحث.

5. النتائج والاستنتاج

نوضح في هذه الفقرة الاستنتاجات، والنتائج الجديدة أو حتّى تأكيد النتائج السّابقة والمعروفة، بشكلٍ مُوجزٍ ومفهوم باستعمال لغةٍ سهلة مختلفة عن اللغة الأكاديمية أو العلمية التي قد تكون سائدةً في باقي أجزاء التقرير.

6. الخاتمة

تشمل الفقرة الخاتمة للتّقرير النقاط الأساسية بالدراسة ونلخص الفكرة الرئيسية بشكل موجز إضافةً إلى أهمّ النتائج والتوصيات.

ختامًا

نأملُ أن يكون توضيحنا مفصّل لكيفيّة كتابة تقرير قصير، وأن يُساهم هذا المقال في تبسيط المهامّ الإدارية في كتابة وتحرير التقارير في مسيرتك الشّخصية والمعنية. حظًّا موفّقًا !

• مراجعة وتدقيق: أميرة بوسجيرة.